كيف نعمل

العمليات
1-    تحديد الاحتياجات
2-    كتابة المواصفات أو الشروط المرجعية أو بيان العمل
3-    اختيار طريقة الشراء
4-    إعداد وثيقة طلب العروض
5-    البحث عن وتوضيح وإغلاق العروض
6-    تقييم العروض
7-    منح العقد
8-    التفاوض حول العقد
9-    إدارة العقد
10-    تقييم الشراء
 
الوسائل ( الطرق )
اعتمادا على شكل ودرجة تعقيد وحجم وقيمة عملية الشراء، فإن الطرق الشائعة لاستقطاب العروض تشمل:

طلب عروض الأسعار
يعد طلب عرض الأسعار بمثابة دعوة غير رسمية لتقديم عرض أسعار، وغالبا ما يكون ذلك من أجل بضائع أو خدمات أو أعمال مدنية بقيمة تتراوح بين 500 دولار وحتى 60,000 دولار.

ويتم طلب الأسعار والشروط التجارية الأخرى مع العرض، ويتم منح العطاء للعرض الأقل سعرا والذي يكون مقبولا من الناحية الفنية.

الدعوة للعطاء
تعد الدعوة للدخول في عطاء بمثابة طلب رسمي لتقديم عرض يكون في الغالب مرتبطا مع متطلبات الخدمات التي لا يمكن أن تكون محددة بشكل واضح كليا أو بشكل مختصر والتي تقدر قيمتها بمبلغ 60,000 دولار أو أكثر.

ويعد السعر مجرد عامل من أحد العوامل العديدة التي تشكل معايير التقييم. ويتم منح العطاء لصاحب العرض المؤهل والذي يكون عطاؤه متوافقا مع المتطلبات المبينة في وثائق طلب العطاء والذي يتم تقييمه على أنه الأقل كلفة على الأونروا.

وفي بعض الحالات، يتم القيام باستثناء على التنافس واللجوء للتعاقد المباشر. إن هذا يحدث في العادة عندما يكون هناك اتفاق طويل الأجل سواء محليا (على مستوى مكتب إقليم العمليات) أو على الصعيد الدولي.
 
التقييم
يعتمد التقييم على عوامل مختلفة وذلك تبعا لوسيلة الشراء.

طلب عرض الأسعار والدعوة للعطاء
يعد السعر العنصر الأكثر أهمية.

طلبات تقديم العروض
تتطلب طلبات تقديم العروض تقييما فنيا يعد العامل الأساسي في قبول أو رفض العرض.

معايير أخرى
تقوم الأونروا أيضا بتقييم العروض (للبضائع أو الأعمال الإنشائية أو الخدمات) وفقا للمعايير التالية:

  • الكفاءة
  • ضمان الجودة
  • سرعة الاستجابة
  • الأثر البيئي
  • دقة الوثائق
  • التسليم الكامل لكافة المواد المطلوبة
  • خدمة العملاء، وذلك استنادا إلى اتفاقيات تفصيلية لمستوى الخدمة
  • المقدرة على تلبية المواصفات الفنية أو على إظهار حلول فنية شاملة
تفصيلات عملية الشراء من خلال القيمة الشرائية

لغاية 500 دولار
يمكن الحصول على كافة المشتريات والخدمات الأقل من هذا المستوى من خلال قسيمة صندوق النثريات ودون الحاجة لوجود عقد رسمي مكتوب. وفي الوقت الذي يتم فيه اللجوء دوما إلى القيمة الأمثل مقابل المال، فإن هناك حاجة أقل للتنافس عند هذا المستوى من النفقات.

من 500 دولار وحتى 10,000 دولار
يتم اللجوء لإرسال طلب كتابي أو شفوي لتقديم عرض أسعار لواحد على الأقل من المزودين المعتمدين. وينبغي أن يتم تقديم عروض الأسعار كتابيا، وقد يتم الاكتفاء بفاتورة مبدئية. وفي حال تسلم العرض شفويا، فإنه يتم إدراج ملاحظة كتابية تبرر اختيار المزود علاوة على السعر. وفي الحالات التي يسمح بها الوقت وظروف السوق، فإنه سيتم اللجوء إلى ثلاثة مزودين معتمدين أو أكثر لتقديم عرض بالأسعار. إن زيادة عدد العروض المستلمة عن عرض واحد يعد أمرا محبذا للغاية.

من 10,000 دولار وحتى 59,000 دولار
ينبغي أن يتم توجيه طلب عرض سعر أو طلب تقديم عروض كتابيا لثلاثة مزودين معتمدين على الأقل.

ويتم اللجوء لاستخدام نظام تقديم مغلفين لغايات التأهيل الأولي للمزودين المحتملين ساعة استجلاب العروض. ولدى استخدام هذا النظام، فإن المغلف الأول ينبغي أن يتضمن نموذج التأهيل الأولي المعبأ بالكامل للمزود صاحب المناقصة وذلك إلى جانب إثباتات داعمة مثل الأوراق المروسة للشركة وحساباتها في حال تم طلبها وغير ذلك من الأمور (العرض الفني)؛ بينما يحتوي المغلف الثاني على العرض المالي والذي سيتم فتحه فقط في حال نجاح صاحب المناقصة في عملية التأهيل الأولي وذلك بعد القيام بإجراء تحليل لمحتويات المغلف الأول. وسيتم إعادة المغلفات الثانية لأصحاب المناقصات الذين لم يتأهلوا إلى أصحابها غير مفتوحة، أو يتم القيام بتمزيق محتويات تلك المغلفات وهي مغلقة إن أمكن ذلك.

ويتوجب القيام بدعوة أصحاب المناقصات الذين قدموا أفضل ثلاث عروض مقبولة للمشاركة في العطاء شريطة أنهم لا يزالون يحتفظون بوضعهم الذي تمت الموافقة عليه.

وبالنسبة للعقود التي تقل قيمتها عن 60,000 دولار، فليست هناك حاجة لتشكيل لجنة لفتح العطاءات؛ ويمكن القيام بفتح العطاءات من قبل لجنة فتح عطاءات داخلية مؤلفة من رئيس القسم المعني وموظف من قسم المشتريات في الرئاسة العامة وقسم المشتريات في الإقليم إضافة إلى موظف مشتريات في الإقليم.

يمكن استلام عروض السعر أو العروض عبر فاكس مخصص لذلك أو عن طريق البريد العادي. وحال استلام تلك العروض، يتم وضع الوثائق في صندوق مغلق إلى أن يحين موعد فتح العطاء.

فوق 60,000 دولار
أية عملية مشتريات تفوق قيمتها مبلغ 60,000 دولار ينبغي أن يتم طرح عطاءها باستخدام أسلوب الدعوة للعطاء أو طلب عروض الأسعار. وسيتم توجيه دعوة العطاء أو طلب عرض الأسعار إلى خمسة مزودين مؤهلين ومحتملين على أقل تقدير.

ويستخدم نظام المغلفين لغايات التأهيل الأولي للمزودين المحتملين ساعة استجلاب المناقصة أو عرض السعر. ولدى استخدام هذا النظام، فإن المغلف الأول ينبغي أن يتضمن نموذج التأهيل الأولي المعبأ بالكامل للمزود صاحب المناقصة وذلك إلى جانب إثباتات داعمة مثل الأوراق المروسة للشركة وحساباتها في حال تم طلبها وغير ذلك من الأمور (العرض الفني)؛ بينما يحتوي المغلف الثاني على العرض المالي والذي سيتم فتحه فقط في حال نجاح صاحب المناقصة في عملية التأهيل الأولي وذلك بعد القيام بإجراء تحليل لمحتويات المغلف الأول. وسيتم إعادة المغلفات الثانية لأصحاب المناقصات الذين لم يتأهلوا إلى أصحابها غير مفتوحة، أو يتم القيام بتمزيق محتويات تلك المغلفات وهي مغلقة إن أمكن ذلك.

ويتوجب القيام بدعوة أصحاب المناقصات الذين تمت الموافقة عليهم والذين قدموا أفضل ثلاث عروض مقبولة للمشاركة في العطاء شريطة أنهم لا يزالون يحتفظون بوضعهم الذي تمت الموافقة عليه.

وينبغي أن يتم إرسال المناقصات أو العروض بداخل مغلفات مغلقة ليتم وضعها في صندوق مغلق للعطاءات.

ومع مراعاة الاستخدام الاقتصادي لموارد الوكالة، يجب أن يتم التعاقد على أساس تنافسي. إن نظام العطاءات الشفاف والتنافسي المستخدم من قبل الأونروا يتطلب أن يكون السوق المتاح للوكالة قد تم التحقق منه بشكل معقول ومناسب من خلال التأهيل المسبق للموردين وتوفير الفرص لمتعاقدين محتملين جدد للمشاركة خلال فترة معقولة من الزمن على مدى فترة معقولة من الزمن وذلك من ضمن جملة أمور أخرى.

ويجب أن يتم اللجوء للتنافس سواء من خلال الإعلانات العامة أو من خلال الدعوة المباشرة الموجهة للموردين المحتملين والمؤهلين والموافق عليهم ضمن قائمة الموردين المؤهلين، أو من خلال الطريقتين معا.
الهيكلية
إن عملية الشراء لدى الأونروا عملية لا مركزية، ويتمتع رئيس قسم المشتريات والخدمات اللوجستية (cpld@unrwa.org) بالمسؤولية النهائية لضمان أن الإجراءات والعقود الممنوحة تتسق مع إطار عمل الأونروا الناظم لعمل المشتريات.

التعليمات التنظيمية رقم 10 – المشتريات (نسخة PDF)
كتيب المشتريات (نسخة PDF)

الرئاسة العامة
يشرف قسم المشتريات والخدمات اللوجستية في الرئاسة العامة على:

  • الاتفاقيات طويلة الأجل للوكالة بأكملها.
  • مشتريات البضائع والخدمات
  • التحليل والسياسات والتطوير
  • المواصلات والخدمات اللوجستية

وتتلخص مهام القسم الرئيسة في:

  • شراء المخزون العالمي للوكالة بأكملها (كالمواد الغذائية)
  • تحديث وصيانة سياسات وإجراءات الوكالة
  • الدعم الفني لكافة فروع المشتريات والخدمات اللوجستية في الأونروا
  • طرح عطاءات اتفاقيات الوكالة طويلة الأجل والقيام بإدارتها.
المشتريات والخدمات اللوجستية في مكاتب العمليات

تضطلع وحدة المشتريات والخدمات اللوجستية في المكتب الإقليمي بتنفيذ المشتريات المخصصة للإقليم وذلك بموجب سلطة الشراء المفوضة لمدير مكتب عمليات الإقليم والتوجيهات العامة لرئيس قسم المشتريات والخدمات اللوجستية. كما وتقدم الوحدة في مكتب عمليات الإقليم الدعم اللوجستي للبرامج في إقليم العمليات.

المعايير الأخلاقية

تواجه الأونروا، مثلها في ذلك مثل وكالات ومنظمات القطاع العام الأخرى، تحديات أخلاقية. وتقوم الوكالة بتعزيز السلوك الأخلاقي بين موظفيها وذلك استنادا إلى القيم المشتركة.

وقامت الوكالة بتحديد معايير للسوكيات والأداء المتوقعين من موظفيها وذلك من خلال الربط المباشر لقيم الوكالة بكافة عناصر عملها، وأيضا من خلال جعل تلك المعايير جزءا لا يتجزأ من استراتيجيتها الشاملة لإدارة الموارد البشرية.

وكجزء من هذه الاستراتيجية الشاملة، يسعى قسم المشتريات والخدمات اللوجستية في الرئاسة العامة للأونروا بعمان وفي أقاليم العمليات باستمرار من أجل تعزيز التزام موظفيه بـ معايير سلوك موظفي الأونروا (تتوفر نسخة منه بصيغة PDF وصيغة Word) ( باللغة الانجليزية  ).

المبادئ التوجيهية العامة للمشتريات ( باللغة الانجليزية  ) من قبل المنظمات في نظام الأمم المتحدة.